Certificats disponibles sur demande. Demandez quel document de certificat est disponible pour le style et la commande exacts. Les pages de l’entreprise mentionnent des noms de certificats, mais elles ne publient ni numéros de certificat, ni organismes émetteurs, ni périodes de validité, ni périmètres, et un nom mentionné sur une page d’entreprise n’équivaut pas à un document de certificat. Avant de vous appuyer sur un nom de certificat, demandez le document lui-même et vérifiez son périmètre produit, son organisme émetteur et sa validité au regard du marché et de l’application que vous avez précisés dans votre demande de renseignements.
Une demande de renseignements sur les certificats doit nommer le document, le marché et l’application. Différents marchés exigent différents documents, et un document adapté à une application peut ne pas convenir à une autre, même au sein d’une même gamme de produits. Un acheteur qui écrit seulement que des certificats sont nécessaires recevra une réponse générale, tandis qu’un acheteur qui nomme le marché et l’application recevra un document réellement utilisable. La demande de renseignements doit donc indiquer le pays de destination, l’usage prévu et tout nom de document spécifique demandé par l’acheteur ou le client de l’acheteur.
Ce que doit contenir une réponse sur les certificats
Une réponse utile sur les certificats nomme le document, l’organisme émetteur, le périmètre et la validité, et elle joint ou propose le document lui-même, afin que l’acheteur puisse le vérifier au regard de l’exigence du marché. Si une réponse nomme un certificat sans document, ou propose un document sans périmètre, l’acheteur doit demander l’élément manquant avant de s’appuyer dessus. Demandez au fournisseur de confirmer quel document de certificat peut être fourni pour le style, la commande et le marché particuliers, et vérifiez la réponse et le document avant de supposer qu’un certificat accompagnera votre achat.
Les certificats doivent également être demandés tôt, et non après la passation d’une commande, car un document qui ne peut pas être fourni pour un marché peut modifier la commande elle-même. Un acheteur qui découvre une lacune de certificat après la livraison fait face à un problème qui aurait pu être évité par un simple message de demande de renseignements avant de commander. Soulevez la question des certificats au début de votre demande de renseignements, en même temps que le style et la quantité, et confirmez que le document répond à vos exigences avant de passer une commande pour le marché visé. Répétez cette vérification du document pour chaque marché et chaque style que vous prévoyez de commander.
Certificats pour différents marchés et usages
Les exigences en matière de certificats diffèrent selon le marché et l’usage, et c’est pourquoi une réponse unique sur les certificats ne peut pas couvrir toutes les commandes. Une clôture vendue pour un jardin résidentiel dans un pays peut nécessiter un document différent de la même clôture vendue pour un projet public dans un autre pays, et un profilé utilisé dans un cadre de fenêtre peut nécessiter un document différent d’un profilé utilisé comme garniture décorative. La demande de renseignements doit donc traiter les certificats comme propres à chaque commande : nommer le marché, nommer l’usage et nommer tout document déjà demandé par un client ou une autorité, afin que le fournisseur puisse répondre pour cette commande plutôt que de façon générale.
La gestion des documents constitue la seconde moitié d’une demande de renseignements sur les certificats. Un document de certificat doit être vérifié à réception quant au nom du produit, au périmètre et à la période de validité, et toute inadéquation doit être signalée avant que la commande ne serve de référence pour une échéance de projet. Conserver la demande de certificat, la réponse du fournisseur et le document ensemble dans le dossier de commande protège les deux parties si un client ou une autorité demande ultérieurement des preuves. Ces étapes de gestion coûtent peu au moment de la commande et évitent bien des difficultés par la suite, en particulier pour les commandes de projet.
Questions à régler dans votre demande de renseignements
- Quel document de certificat est nécessaire, et sous quel nom ?
- Pour quel marché et quelle application ?
- Le document, avec son périmètre et sa validité, peut-il être fourni avant la commande ?